操作向导 - 归档

文件归档

# 归档

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例如，在复印模式下使用“归档”功能的步骤如下。
<共4步>
放置原稿，然后轻击［预览］键。
将原稿置于送稿器托盘中或原稿台上。

- 根据原稿的类型和状态选择放置原稿的步骤

根据所使用的复印功能，也可能会在执行预览前进行所需的设置。
轻击［归档］键以附加文件信息。
要选择用户名、文件名、文件夹及属性设置，请参阅“文件信息”。
要保存到硬盘：

- 更改属性
- 指定用户名
- 指定文件名
- 指定文件夹
- 创建供计算机浏览的PDF

要保存到外部记忆体设备：

- 指定文件名
- 指定文件夹
- 创建供计算机浏览的PDF

完成以上设置后，您将会返回至此屏幕。转至下一步骤。
如果您不想给该文件指定用户名或其它信息，请继续下一步骤。
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轻击。
您将返回复印模式的初始屏幕，高亮显示［归档］键。
选择复印设置，然后轻击［彩色开始］键或［黑白开始］键。

- 在开始复印的同时，原稿将保存为文件。
  所选复印设置也被保存。
- 有关放置原稿的步骤，请参阅“根据原稿的类型和状态选择放置原稿的步骤”的步骤1。

文件信息
下面介绍了详细设置的步骤。
指定属性、用户名、文件名和文件夹，会使您更简便地管理及搜索文件。此外，在为属性选择了［机密］设置并设置了密码后，他人在未经许可的情况下将无法查看该文件。
更改属性
对使用文件归档功能保存的文件可以选择保护设置。该设置可防止文件被移动，或被自动或手动删除。
保存的文件有三种属性：“共享”、“保护”和“机密”。以“共享”属性保存时，文件不受保护。以“保护”或“机密”属性保存时，文件会受保护。
保存在临时保存文件夹中的文件都可保存为“共享”文件。将文件保存在主文件夹或用户文件夹时，才能够选择“共享”、“保护”或“机密”属性。

共享 | 通过使用任务设置中的“更改属性”，能够将“共享”文件变为“保护”或“机密”文件。
保护 | “保护”设置无需设置密码，却可防止文件被移动、删除或编辑。不能为保护文件设置密码。受保护文件的文件键模式图标旁会出现图标。
机密 | 如需保护“机密”文件，可对其设置密码。（调用文件必须输入密码。）机密文件的文件键模式图标旁会出现图标。

更改属性的限制

- 根据需要，设置为“共享”的文件可以更改为“保护”或“机密”。不过，保存在临时保存文件夹中的“共享”文件属性只能更改为“保护”。
- 根据需要，设置为“保护”的文件可以更改为“共享”或“机密”。不过，保存在临时保存文件夹中的“保护”文件属性只能更改为“共享”。
- 保存在临时保存文件夹中的文件不能更改为“机密”。如果将文件移动到主文件夹或用户文件夹，则能够将其属性更改为“机密”。
- 同一文件不能同时选择两个属性。

<共2步>
选择文件信息屏幕中的［属性］。
如果已选择了［机密］，使用数字键输入密码（32位数字）。
每输入一位数时，将显示“”。
指定用户名
<共3步>
轻击［用户名］文字框。
当使用用户认证时，机器将自动选择用户登录时的用户名。这种情况下，不需要执行本步骤。
必须先通过在“设置模式”下选择［用户控制］→［用户清单］来保存用户名。
轻击用户名的键。
或者，您还可以通过轻击［按用户编号调用］键并输入用户编号来选择用户名。
必须先通过在“设置模式”下选择［用户控制］→［用户清单］来设置用户编号。
轻击。
系统会返回到步骤1的屏幕以显示所选的用户名。
指定文件名
可为文件指定一个文件名。
<总共 1 步>
轻击［文件名］文字框，然后输入文件名。
输入文件名（最多30个字符）。
文件名

- 如果指定了已存在的文件名，文件名后会添加一个波浪符和一个序号，然后将此文件另存为一个不同的文件。文件名不区分大小写。
  例如，如果名称“test.txt”已存在而您又指定了“TEST.TXT”了文件，则该文件将保存为“TEST.TXT~1”文件。
- 如果文件名的长度超出限制，超出的字符部分将被忽略，并会在文件名的末尾添加序号。

指定文件夹
指定用于保存文件的文件夹。
<共2步>
轻击［保存到］文字框。
如果选择了一个带有“我的文件夹”设置的用户名，则机器会自动选择该用户的“我的文件夹”。
轻击想要保存文件的文件夹键。
如果该文件夹设置了密码，将出现密码输入屏幕。用数字键输入密码（5-8位），并轻击
。
创建供计算机浏览的PDF
轻击［创建供计算机浏览的PDF］检选框将其设为，保存文件时将会创建供计算机浏览的公共PDF。